Forslag til opbygning af simpel og fælles arbejdsbeskrivelse

ballan
Antal: 38
Tilmeldt:
05-10-2003
User is offline
Forslag til opbygning af simpel og fælles arbejdsbeskrivelse

Hej med jer,

Ja, nu ved jeg godt at det måske ikke lige er det korrekte forum, men LinuxIN er pt det eneste forum på nettet jeg er oprettet i, så forsøger mig lige med et spørgsmål til Jer. ;-)

På mit arbejde, har jeg langt om længe fået indført at vi hver især skal lave arbejdsbeskrivelser, over de opgaver vi hyppigst varetager.
- Dette er til brug for ens kollegaer i ferieperioder, så alle som minimum har kendskab til, eller mulighed for at søge info om andres arbejdsopgaver.

Jeg sidder i en logistikafd., hvor jeg har påtaget mig ansvaret for opbygningen og sammenfletningen af disse arbejdsopgaver.
- Det skal siges at IT-afdelingen ikke styres lokalt, men alt IT-mæssigt vedligeholdes og besluttes fra en hovedkoncern i udlandet. Muligheden for at indføre nyt software, er derfor meget ringe.

Hidtil har jeg for mit eget område, beskrevet opgaverne i et word-dokument, og gemt som .mht (web-side i én fil).
- Fordelen herved var at jeg kunne linke mellem diverse beskrivelser, fx. en side til hver beskrevet SAP-transaktion, en side til procedure for bestilling af varer osv. (hermed kan de enkelte sider "genbruges" ved blot at linke til dem.)

Nu har virksomheden så indført et sharepoint-system, med henblik på at lukke vores netværksdrev ned.
Dette volder mig store problemer udfra mit hidtil simple system, idet linkene i de enkelte dokumenter ikke opdateres automatisk, ved rettelser eller opdatering af de forskellige beskrivelser.

Har man dok. a, b, med et link i b til dok a, og efterfølgende ændrer i dok. a, vil linket i dok. b ikke længere virke, da dok a ændrer versionsnr. og dermed filnavn i vores sharepoint-system.
Jeg vil naturligvis kunne lave en kæmpe beskrivelse i én fil, med en form for indholdsfortegnelse, og interne bogmærker i dokumentet. Men det vil let blive uoverskueligt...

Er der nogen der har erfaring med lignende, og evt. forslag til en simpel løsning, der ikke kræver nyt software (evt. begrænset) ?
Kravene er som følger:

- Beskrivelserne skal være hurtige at læse, oprette og vedligeholde.
- Linkene skal fungere på trods af opdateringer.
- Der må ikke kræves betalings-software, eller software som kræver videre oplæring for mine kollegaer.

Håber der er nogen af Jer, der har nogle gode idéer og løsningsforslag!

Ser frem til at høre fra jer !

Mvh. Allan


jeppester
jeppester's picture
Antal: 228
Tilmeldt:
10-08-2006
User is offline
Mit forslag ville være at

Mit forslag ville være at implementere en form for wiki-modul i jeres sharepoint, og så bruge wikisider til arbejdsbeskrivelserne.


frogmaster
frogmaster's picture
Antal: 4831
Tilmeldt:
20-05-2010
User is offline
Det er jo svært at overskue

Det er jo svært at overskue uden en egentlig systemudvikling ang. dataflow på projektet, inkl. interviews med medarbejderne, men det går jeg ud fra at du har styr på.

1. Hver medarb. skal have sit eget dokument til arbejdsbeskrivelserne, der kan være linket til et index med fx job beskrivelserne. I stedet for at lade brugerne benytte MS Office eller LibreOffice, så en webeditor. Der er flere gratis WYSIWYG editore, der kræver minimum af indlæring. En ftpserver er ikke nødvendig, men en mulighed. Brugerne skal have adgang til et fælles drev på en filserver. Det er en ikke-særlig-teknisk løsning med minimum af vedligeholdelse, en slags Wiki.

Alternativt kan man benytte simple tekst dokumenter, fx organiserett i mapper med brugernes navne, afd. arbejdsopgaver, m.v..

2. Opret en database brugerne kan skrive i, og placer den centralt på en filserver. Fordelen er, at man nemmere kan søge på emner. Ulemper at den kan kræve undervisning, En teknisk løsning, der kræver kendskab til databasedesign, og skal vedligeholdes når der udkommer nye versioner.

3. Opret det hele i skyen på et passende sted, og tag hensyn til den manglende sikkerhed der kan være på sådanne steder. Ingen personlige oplysninger, CPR m.v. og ingen data der kan skade virksomheden eller de ansatte.

---------

Nu har virksomheden så indført et sharepoint-system, med henblik på at lukke vores netværksdrev ned

I beholder jo stadig jeres LAN naturligvis. Derfor kan du sætte en maskine op som filserver. Det behøver ikke være noget særligt, fx en aflagt maskine med XP pro som minimum, eller en Linux for den sags skyld, eventuelt med Samba serveren aktiveret,.

Hvad gør i med jeres gamle Domain Controller. Kan du få den som filserver? AD'et behøver ikke være aktiveret for at bruge den som filserver, og ingen brugere behøver at være meldt ind i domænet..


ballan
Antal: 38
Tilmeldt:
05-10-2003
User is offline
Hej med jer, Mange tak for

Hej med jer,

Mange tak for de hurtige og uddybende svar!

Jeppester:
Det lyder som en ret god idé. Wiki er jo ret simpelt, så alle medarbejdere burde jo kunne være med. Desværre er sharepoint-systemet fastlåst mht. udvikling, da det netop er implementeret, og der ikke bevilliges penge til IT-projekter pt., og den manglende kompabilitet med vores Notes-system, står sikkert foran i prioriteten. :-(
Men jeg vil naturligvis foreslå det til ledelsen, på trods af at de er meget svære at komme igennem til. (Vi er blot et datterselskab, i en amerikansk-ejet koncern.)

Frogmaster:
Jeg er ikke ansat i IT-afd. men i logistik. Jeg interesserer mig for anvendelsen af, og produktiviteten ved anvendelsen af IT, men har desværre ikke den store tekniske viden. Så mht. filservere og Domain Controllere, må jeg være dig svar skyldig...

Mht. pkt. 2 lyder det smart, men da stort set alle medarbejdere er forvirrede over alle de forskellige systemer vi er pålagt at anvende, til at udføre vores arbejde, (selv anvender jeg 8-10 systemer ved siden af Office, Notes og SAP)
Så løsningen skal være så enkel, billig og vedligeholdelsesvenlig som mulig.

Dit punkt 1 lyder tilgengæld meget relevant, og som du siger er det jo ikke raketforskning at bruge en simpel web-editor.
Det som arbejdsbeskrivelserne skal indeholde, er:
1. Samlet overblik over logistikafd. opgaver. og meget gerne en indholdsfortegnelse.
2. Links til skabeloner, regneark, anvente hjemmesider, kundeinformationer og prislister.
3. Beskrivelse af de enkelte, lidt mere specifikke opgaver
4. Beskrivelse af generelle arbejdsopgaver, som opslagsværker. (fx. beskrivelse af de enkelte SAP-transaktioner)
Alt sammen blot med tekster og små skærmbilleder.

Vi vil gerne have det som et hurtigt opslagsværk, men samtidig nemt for alle at tilrette fremadrettet, så vi ikke risikerer at, jeg som foreslagsstiller vil skulle vedligeholde alles arbejdsbeskrivelser...

Hidtil har jeg i mine egne beskrivelser, linket mellem dem. Men det vil ikke være muligt i vores sharepoint-system, grundet en funktion med revision af filer.
Mht. en sky, som du nævner i pkt. 3, så er det vel i realiteten det vores sharepoint-system er, selvom det ikke er brugbart mht. links. Og langsomt er det desværre også, så hvis vi vælger at lægge filerne der, og undgå revisioner, vil linkene risikere at virke som flaskehalse, pga. lange ventetider. Og ja, hvad angår sikkerheden, er en sky nok udelukket, da der kan være meget følsomme oplysninger...

Måske løsningen ligger i 1 stor fil, med samtlige beskrivelser, opbygget i en web-editor, som alle kan anvende.
Så må der bare lægges retningslinier for, hvordan det skal bygges op...

Endnu engang tak for jeres svar !


ballan
Antal: 38
Tilmeldt:
05-10-2003
User is offline
Hmpf... Har lige sendt nogle

Hmpf...
Har lige sendt nogle få beskrivelser hjem, for at arbejde på dem hjemmefra.
Men de jeg allerede har gemt, er oprettet i Word, men gemt som .mht for at kunne have samlet billeder og tekst i 1 fil...

Kan det passe at jeg ikke kan se dem i Ubuntu -> Firefox eller redigere dem via Bluefish ?

Hvis ja, findes der så et "åbent" web format, der gemmer al data i en fil, og som stadig er let at redigere ?


mich
mich's picture
Antal: 1009
Tilmeldt:
13-10-2007
User is offline
Sharepoint indeholder en

Sharepoint indeholder en slags webeditor og kan på en måde minde lidt om både en wiki og en webcomposer.
Som jeg forstår på dig, er versionsstyring et krav, men prøv at se, om ikke det kan sættes op til, at links henviser til seneste version i stedet for til den oprindelige.

Sharepoint kan være tung at danse med, meget tung, navnlig hvis der ikke er afsat tilstrækkelig serverkraft, og især når de overordnede retningslinier og indstillinger er dikteret af et amerikansk moderfirma. Jeg har prøvet begge dele, selv om det (heldigvis er en del år siden.

Hvis lange svartider er et generelt problem, vil der blive gjort noget ved det. Firmaet kan ikke leve med, at ting tager dobbelt så langt tid, som tidligere, selv om det jo nok ikke bliver afhjulpet hverken i denne eller i næste måned.
Det er mit indtryk, at et sådant system skal trimmes og optimeres, og der skal tildeles tilstrækkeligt med serverkraft - ofte mere end man regnede med i begyndelsen - for at det kører fornuftigt.

./mich


mich
mich's picture
Antal: 1009
Tilmeldt:
13-10-2007
User is offline
Kan det passe at jeg

#4: Kan det passe at jeg ikke kan se dem i Ubuntu -> Firefox eller redigere dem via Bluefish ?

Jeg så lige #4 efter at have sendt #5.
Så vidt jeg kan google, skulle der findes et plugin til Firefox ved navn UnMHT, der kan åbne disse filer.

Jeg er dog ikke sikker på, at .mht er vejen frem. Uden at være helt sikker på, hvad du nøjagtig har brug for, lyder det nærmest som noget database 'noget', eller et rigtigt dokumentstyringssystem.
Det er dog ingen triviel sag, hverken at få det vedtaget eller at implementere det.

./mich


frogmaster
frogmaster's picture
Antal: 4831
Tilmeldt:
20-05-2010
User is offline
Kan det passe at jeg

#4: Kan det passe at jeg ikke kan se dem i Ubuntu -> Firefox eller redigere dem via Bluefish ? Hvis ja, findes der så et "åbent" web format, der gemmer al data i en fil, og som stadig er let at redigere ?

Som Mich er inde på, så er MHT stort set forbeholdt Microsoft Word, og der er forskel på hvordan Word 2007 og 2010 håndterer HTML og MHT, og det er korrekt at du kan åbne MHT fra Firefox med et Add-on, men du kan ikke redigere MHT fra Linux. Det kan åbnes i LibreOffice, men formateringen bliver ødelagt.

Hvis du sender et MHT dokument til dig selv, eller på anden måde vil redigere det på LInux, så er du nødt til først at åbne det i Word (eller muligvis IE), og gemme det som HTML, men fordi Word 2007 har sine egne fortolkninger af XML, så fyldes dokumentet med en masse kode der er fuldstændig unødvendigt for selve dokumentet.

Resultatet giver problemer på andet end Word og selv i IE kan der være problemer, men ved at gemme det som HTML, så kan du redigere det i en HTML editor. Du vil stadig have problemet med at gemme ændringerne tilbage til MHT. Det vil du ikke kunne fra Linux, men skal først tilbage på en maskine med Word for at gemmes som MHT..

(Mac har samme problem, men Word kan købes til Mac, så man på den måde kan komme udenom problemet)

Konklusionen er, at hvis du ønsker noget der er mere kompatibelt, så skal du helt forlade MHT, og med det tanken om, at filen absolut skal gemmes som en enkelt fil, ved i stedet at gemme som HTML, eller udelukkende bruge Microsoft's produkter.

Disse problemer forsvinder fuldstændigt når man ikke anvender Word som editor og ikke gemmer i MHT, men i stedet en web editor og HTML, men du vil stadig ikke få dokumentet gemt som en enkelt fil, Eventuelle billeder vil ligge ved siden af HTML dokumentet, og muligvis også eksterne CSS tags. Til gengæld bliver det 100 procent crossplatform kompatibelt.


jørgen
Antal: 164
Tilmeldt:
23-02-2003
User is offline
Se evt på Treepad På

Se evt på Treepad

På jobbet (windows miljø) bruger jeg selv Treepad (www.treepad.com) til at dokumentere arbejdsprocesser, og skrive brugerdokumentation. En licens koster fra gratis og op til ca $65

Jeg kan godt li at have indholdsfortegnelsen i venstre skærmbillede, og dokumentationen i højre side så man lynhurtigt kan springe i dokumentet uden at miste overblikket.
Jeg eksporterer Treepad til html eller .doc afhængig af min målgruppe.

På mit tidligere job brugte jeg PrtScr http://www.fiastarta.com/PrtScr/ til at tage udsnit af skærmbilleder til Treepad. PrtScr koster gratis, men kræver en installation på arbejdspladsen.

Der er sikkert mange andre lige så kvalificerede, og gratis, produkter.

- jørgen


ballan
Antal: 38
Tilmeldt:
05-10-2003
User is offline
Hej igen... Puha i er sgu

Hej igen... Puha i er sgu hurtige til at svare... Tusind tak for jeres hjælp!

#5 og #6 (mich):
Tak for tippet, så kan jeg da i det mindste læse dem i en browser herhjemme. ;-)
Ja, du har ret mht. sharepoint. - De burde godt nok skrue op for linien dertil, testede lige med et regneark jeg anvender til opslag, når jeg har en kunde i røret, og skal se hvilken dag vi leverer i det pågældende område.
Normalt har jeg en genvej liggende i menu-bjælken, og det åbner på 1 sek. Men når jeg uploader det til SP, og vil åbne derigennem, tager det 15-20 sek, fra jeg har fundet frem til det, og det reelt er åbnet. - Det tror jeg ikke der er mange kunder der vil vente på...

#7 (frogmaster):
Ja, det er noget djævlen har fundet på i vrede, med de lukkede formater.
Kan også godt læse .mht i teksteditoren på linux, men som du skriver er det fyldt med (for mig) volapyk. ;-)
Det vil aldrig kunne betale sig for mig, at begynde at rette i det...

Det ville jeg være en drøm, der gik i opfyldelse, hvis jeg fik overbevist IT-ledelsen om at skifte MS Office og Windows ud ;-)
Meeen nok ikke sandsynligt... ;-(

Jeg har idag fået at vide, at man godt kan gemme en fil, linke til den, og efterfølgende ændre i filen, uden at linket bliver brudt.
Lidt mod hvad jeg først var blevet forklaret. Men det kræver bare at man IKKE laver REVISION af filen, det vil nemlig bryde linket.

For at få sikre, man let kan opdatere individuelt, tænker jeg efterhånden, at den bedst mulige løsning, som vi hurtigt kan komme igang med, vil være at lade de enkelte medarbejdere lave beskrivelser, i ganske alm. .doc filer.
Som indholdsfortegnelse, lister over links samt de mere generelle beskrivelser, kunne man jo samle dokumenterne, og gemme som pdf, da man her har muligheden for at linke internt i dokumentet via indholdsfortegnelse, og eksternt til de enkelte beskrivelser. Samtidig har man, i det mindste muligheden for at læse denne type fil på andre computere end med MS Windows.
Og hvis man vil, kan man jo køre alle de revisioner på denne fil, uden det berører links'ene...

#8 (jørgen):
Tak for dit tip om Treepad og PrtScr. Det vil jeg lige kigge nærmere på snarest mulig. Men ud fra din beskrivelse, har vi vist et alternativ til PrtScr. - Jeg vender lige tilbage, når jeg har kigget på det.

Igen, tak for jeres svar... Havde lige glemt hvor hurtigt og hjælpsomt et forum LinuxIN er.

Ha' en go' aften!


mjjzf
mjjzf's picture
Antal: 1595
Tilmeldt:
25-12-2007
User is offline
Flere ting -Først: Hvis

Flere ting -
Først: Hvis man er interesseret i workflow og har mulighed for at installere software til formålet, så fandt jeg Joget meget interessant, da jeg lyttede til FLOSS Weekly-episoden om Joget sidste år.
In other news: Sådan noget som det nævnte betalingsprogram Treepad minder mig om CherryTree, som jeg har haft meget glæde af til min notetagning.